こんにちは、ロジウムの中川です。
今回は業務改善をするための3つの方針についてです。
やめる
最初に考えるべきはその業務をやめる・なくすことができないかです。
やめるだけであればお金も時間も手間も必要ありません。
すぐにでも着手できます。
とにかくまずは業務を「やめる」ことができないか、見直してみましょう。
「やめられるものなら、とっくにやめてるよ！」と言いたくなるかもしれません。
しかし意外と「やめる」ことのできる業務はあるものです。
大事なことは「本当にこの業務は必要なのか？」という懐疑的な態度で考えることです。
よくよく考えてみると
- なぜこの業務をしているのか知らない、わからない
- 前任者から引き継いでそのまま作業しているため、その業務の必要性を考えたことがない
- マニュアル、手順書の通りに行っているだけ、上司・先輩の言われた通りにしているだけ
- 作成した成果物が、その後使われている様子がない
ということはありません？
このような業務を見つけたら、改めて
- 本当に必要な業務なのか
- この業務をもしやめたらどうなるのか（どんな影響が出るのか／出ないのか）
を考えるいいきっかけです。
この業務をやめても問題ないのであれば即刻やめるべきでしょう。
しかし大抵の業務はやめたら何かしらの影響があるでしょう。
だからといって諦めるのは早いです。
こういう場合はコストパフォーマンスで考えましょう。
つまりやめることによるメリットが、やめることによるデメリットを上回るのであれば、やめる価値があります。
例えばシステムへの入力と、のチェックを毎日行っているとしましょう。
このチェックをやめることで誤ったデータがシステムに入ってしまいます。
しかしシステムでそのデータを使用するのはごくまれで、しかも重要な情報ではありません。
この場合、本当にチェックをする必要があるのでしょうか。
唯一の正解はありませんが、考え直してみても良いはずです。
減らす
「やめる」ことができなくても、「減らす」ことはできるかもしれません。
回数・頻度を減らす、時間を減らす、量を減らす。
例えば
- 不定期で発生する業務を都度対応するのではなく、月1回まとめて処理するようにする
- 定例会議の回数・時間を減らす
などです。
ここでも考え方は「やめる」場合と同じですね。
- 本当にこれだけの回数・頻度・時間・量が必要なのか
- この業務を減らしたどうなるのか（どんな影響が出るのか／出ないのか）
そして減らした場合の悪影響を考え、コストパフォーマンスの視点で見直してみましょう。
人間誰しも「自分が無駄なことをしている」とは考えたくないものです。
そしてついつい自分の仕事に意味付け、価値付けをしてしまいます。
ですが敢えて「自分たちは無駄なことをしているかもしれない」と懐疑的な態度で挑みましょう。
かえる
「やめる」ことも「減らす」こともできないときに初めて「かえる」ことを考えます。
「かえる」ことは「やめる」「減らす」ことに比べてお金、時間、手間がかかります。
「かえる」とは変える・替える・換える・代えることです。
すなわち、その業務を
- 変える ： 状態を変える
- 替える ： 入れ替える
- 換える ： 取り換える
- 代える ： 代わりを使う
ということです。
例えば手順を変える、やり方を変える、担当者を代える、システムに代わりにさせるなどですね。
代表的な方法はアウトソーシングです。社内で行っている業務の担当者を、社外に替えるということです。
また業務のシステム化もこれにあたります。手作業で行っている業務をシステムに代わりにさせます。
「かえる」場合も当然、かえない時以上のメリットが出ないとかえる意味がありません。
逆に言えばアウトソーシングやシステム化することのメリットが大きいのであれば、積極的に「かえる」価値があると言えます。
まとめ
「やめる」「減らす」こと自体は難しくない場合は多いですが、「やめる」「減らす」ことのできる
業務を見つけることは簡単なことではありません。
自分たちのことは得てして自分たちでは気付きにくいものです。
そういうときはできるだけ客観的な視点を持てる人、例えば他部署の人、異動・入社したばかりの人に聞いてみる。
それでも難しいようであれば社外のコンサルにお願いするのも良いでしょう。
業界に通じたコンサルであれば業界の標準的な業務を知っているため、より的確に「やめる」「減らす」「かえる」方法を示してくれるでしょう。
※手前味噌ですが弊社も成果報酬による業務改善サービスを行っています。
