あなたは仕事でエクセル(Excel)を使うことはありますか?

エクセルはとてもよくできたアプリケーションで、昨今ではパソコンを使った事務仕事では欠かせないものになっています。

また、エクセルだけでなく様々なアプリケーションを使いこなして日々の業務をされていることと思います。

例えば、

  1. たくさんのエクセルのファイルを1つのエクセルファイルにコピーして集計する
  2. 定期的にエクセルやパワーポイントでグラフや表のあるレポートを作成して提出している
  3. 頻繁にシステムから出力したCSVファイルを編集して使っている
  4. パワーポイントで作成されたレポートのデータを別のファイルに転記する

など。

こうした仕事は正確性が要求され、しかもスピードが求められることも少なくありません。

にもかかわらず数字や内容が少しでも間違っていると判断に重大な支障をきたすことさえあります。

地味で大変な仕事ですが企業にとってとても重要な仕事です。

こうした正確性とスピードが求められる仕事は、実はコンピュータが大得意なのです。

人間はミスをする生き物です。人間はどれだけ集中力の持続する人でも限界があります。

常にミスをせず集中して仕事をできる人はいません。

その点、コンピュータは違います。

  • コンピュータはミスをしません。必ず命令された通りに動きます。
  • コンピュータは疲れません。作業効率が下がることもありません。
  • コンピュータは人間よりはるかに作業の速度が速いです。

 

ですから正確性とスピードが必要な仕事はコンピュータに任せた方が効率が良いのです。

ではコンピュータに仕事を任せるにはどうすれば良いのでしょうか?

様々なソリューションがありますが、最も身近なところだと「マクロ」があります。

「なんだ、マクロか。」と思われたかもしれません。確かにマクロは昔からあるありきたりな技術です。

しかし侮るなかれ、適切に使えば今でも十分すぎるほど強力で、必ずやあなたの手助けをしてくれます。

まずマクロの良いところは何と言っても簡単に導入できるところです。

エクセル(Excel)やワード(Word)などのMicrosoft Officeがインストールされていれば使うことができます。

最近のたいていのパソコンにはインストールされていると思いますので、つまり準備なしに最初から使える状況が整っています。

システムを導入するとなると、どうしても費用のことが頭をちらつくと思いますが、マクロは追加費用なしで使い始めることができるのです。

またマクロはよく使うOfficeの操作に長けているため、日常的な仕事をパソコンに肩代わりさせるには打ってつけです。

上に挙げた例は実は弊社が実際にマクロを作成して効率化した事例です。

こうした日常的におこなうOffice(エクセル(Excel)やパワーポイント(PowerPoint)など)はもちろん、基幹システムやブラウザとの連携など、意外とマクロの守備範囲は広いのです。

そして何よりマクロをうまく導入した場合は圧倒的な効果が出ます。

手作業でしていた仕事をマクロに置き換えることで数倍、数十倍どころか数百倍以上の効果が出ることも珍しくありません。(嘘だと思うならマクロに詳しい人に聞いてみてください)

例えば弊社の事例だと、とあるお客様が毎週手作業でエクセルのレポートを作成していたのですが、そのレポートの作成に担当者2人で1日程度かかっていました。

そのレポート作成の仕事をマクロに置き換えると、ボタン1つ押すだけで一瞬で出力できるようになったのです。

1日を8時間だとすると2人で16時間です。16時間が一瞬(わかりやすく1秒とします)になったと考えると、16時間は57,600秒なので、57,600倍の効率化になったわけです。

もちろんシステムを起動したりする時間があるので、実際には1秒というわけにはいかないですが、それでもマクロの威力をお分かりいただけるのではないでしょうか。

一方で何でもかんでもマクロを使えばよい、というものでもありません。当然マクロにも得手不得手があります。

マクロは企業の根幹となるシステムや大規模なシステム開発には向いていません。どちらかというと日常業務や比較的小規模な仕事を効率化すること向いています。

特にエクセルなどを使った事務作業の効率化においては他者の追随を許さないでしょう。

弊社ではマクロを使ったシステム開発を、下は数千円から上は数百万円のものまで、上記事例を含め様々な業種で大小合わせて50以上のマクロによるシステムを開発してきました。

そうした中でマクロを使うときの勘所や、マクロを使って最大限の効果を出す方法など多くのノウハウを蓄積しています。

「うちの仕事ももしかすると効率化できるかもしれない」と思った方は、まずは無料でご相談ください。

お話を聞いてマクロだけにこだわらず、最適な解決策をご提示できると思います。