こんにちは、中川です。

MicrosoftのRPA「Power Automate Desktop」(通称、PAD(パッド))を実際に導入した事例を紹介します。

動画はこちらから。

 

導入されたのはある社会保険労務士法人様です。

こちらの法人様は多くの顧問先を抱えておられ、その顧問先ごとの社会保険、雇用保険、労働保険などの各種手続きを「オフィスステーション労務」という労務管理システムを使って実施されています。

オフィスステーション労務を使うことで各種保険の手続きを電子申請することができます。

そしてしばらくすると電子申請したデータが国から返ってくるので、返ってきた公文書をダウンロードし、社内の共有サーバの顧問先ごとの・保険・手続きごとのフォルダ内に保存していました。また必要に応じて顧問先に郵送するための公文書を印刷していました。【Power Automate Desktopの導入事例】社会保険労務士法人様 オフィスステーション労務での公文書ダウンロード自動化 RPA導入前

公文書が返ってくるタイミング・内容がバラバラのため、担当者が随時チェックして内容を確認していました。

難しい作業ではないですが、特に件数の多い月は手間のかかる作業です。

多い月だと毎日1時間以上をこの作業に費やしていました。

 

この業務にPower Automate Desktopを導入し、上図②~④の作業を全て自動化しました。

まず、Power Automate Desktopが自動的にオフィスステーション労務にログインし、公文書の一覧画面を表示します。

そして手続きが完了しているものについてだけ公文書をダウンロードします。

役所のコメントが付いている場合はそれもダウンロードします。

そしてダウンロードしたzipファイルを解凍し、公文書のXMLもしくはPDFファイルを読み取って被保険者の氏名などを取得します。

読み取った情報を元にファイルサーバの該当の顧問先のフォルダ内の、保険(社会保険、雇用保険、労働保険)ごとのフォルダ内に日付・氏名のフォルダを作成し、そこに公文書をファイルを保存します。

もし返戻だった場合は、フォルダ名に”返戻”と付けて分かるようにしておきます。

最後に社内で使っているChatworkに完了通知(返戻の場合を含む)をします。Power Automate Desktop導入後

※Power Automate Desktopが稼働している動画はこちらから。

 

Power Automate Desktopは毎日早朝に起動しています。

そのため、担当者が朝出社すると全て公文書ダウンロードからフォルダへの保存、印刷が完了し、Chatworkの通知が届いている状態になっています。

そのままスムーズに業務に取り掛かることができるようになりました。

以前は毎日1時間程度かかっていた業務がなくなり精神的ストレスも軽減されたとご満足いただいています。

毎日1時間の作業を削減できたとすると1か月で20時間、1年間で240時間(1日8時間計算で30日間分!)も削減できたことになります。

 

Power Automate DesktopはWindows10であれば追加費用なしでご利用いただけます!

社会保険労務士法人様にはセルズ社の台帳、社労夢の自動化の導入実績もあります。

Power Automate Desktopにご興味がある方は、何でもお問い合わせください。

ロジウム中川

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