これからRPAを導入しようと考えているが絶対に失敗したくない方、一度失敗したが再チャレンジしたい方は是非最後までご覧ください。
( RPA = * Robotic Process Automation / ロボティック・プロセス・オートメーション )
RPAという言葉の認知度が上がりメディアでも取り上げられることが多くなってきました。
それと比例して、
● 試しにRPAを導入したものの、やりたいことの実現方法がわからず止まっている
● 導入したものの、うまく運用にのせることができず暗礁に乗り上げてしまった
● 思ったよりも自動化が止まってしまうことがあり、結局手作業とあまり変わらない労力がかかっている
といった、導入の失敗事例もちらほら聞こえてくるようになりました。
まずは同じ失敗を繰り返さないために、よくある失敗事例 ① ② ③ を整理してみたいと思います。
Failure Case
失敗事例
01
「よくある失敗事例1」期待過剰であること
つまりRPAとはどういうもので、RPAがもたらす効果というものを客観的に把握できていなかったことが原因です。
裏を返せばRPAについてしっかり理解し、PRAの導入効果を客観的に把握できれば
適切な費用対効果を算出でき、理想と現実のギャップに悩むこともありません。
これからRPAを導入しようとしている方に冷や水をかけるようで申し訳ないですが
RPAを導入すれば何でも自動化できて、業務が必ず大幅に改善されるとは限りません。
RPAにも得意、不得意があり、それなりにコストもかかり、適切に扱わなければ思ったように効果を発揮しません。
まずはそのことを理解する必要があります。
RPAを導入する際にまずしてほしいことは「自動化を適用する業務の選択」です。
様々な業務がある中で次のような業務がないか探してみてください。
● 何度も繰り返し行っている作業（ルーチンワーク）
● 単純だが量が多い仕事
こういった仕事はRPAで自動化することに向いています。
なぜならRPAは繰り返し作業や単純な作業を得意としています。
一方で複雑な作業は自動化の仕組みを構築、運用することに時間・コストがかかる傾向にあります。
従って例えば次のような仕事は自動化したとしても、大きな費用隊効果が得られない可能性が高いのです。
● 非常に時間がかかるが、年1回しか行わない仕事
● 複雑で量が多い仕事
ここを押さえてきちんと費用対効果を計算しておけば、あとで「こんなはずではなかった」ということはグッと減ります。
* 失敗しないために！ ①
「よくある失敗事例1」で挙げたケースだと期待過剰であること、つまり
RPAとはどういうもので、RPAがもたらす効果というものを客観的に把握できていなかったことが原因です。
裏を返せばRPAについてしっかり理解し、PRAの導入効果を客観的に把握できれば
適切な費用対効果を算出でき、理想と現実のギャップに悩むこともありません。
これからRPAを導入しようとしている方に冷や水をかけるようで申し訳ないですが
RPAを導入すれば何でも自動化できて、業務が必ず大幅に改善されるとは限りません。
RPAにも得意、不得意があり、それなりにコストもかかり、適切に扱わなければ思ったように効果を発揮しません。
まずはそのことを理解する必要があります。
RPAを導入する際にまずしてほしいことは「自動化を適用する業務の選択」です。
様々な業務がある中で次のような業務がないか探してみてください。
● 何度も繰り返し行っている作業（ルーチンワーク）
● 単純だが量が多い仕事
こういった仕事はRPAで自動化することに向いています。
なぜならRPAは繰り返し作業や単純な作業を得意としています。
一方で複雑な作業は自動化の仕組みを構築、運用することに時間・コストがかかる傾向にあります。
従って例えば次のような仕事は自動化したとしても、大きな費用隊効果が得られない可能性が高いのです。
● 非常に時間がかかるが、年1回しか行わない仕事
● 複雑で量が多い仕事
ここを押さえてきちんと費用対効果を計算しておけば、あとで「こんなはずではなかった」ということはグッと減ります。
02
「よくある失敗事例2」目的ははっきりしているが実現方法がわからない
業務がしっかり整理・可視化され、自動化すれば効果がある業務の抽出できているが、
どうやって自動化の仕組みを作ればよいのかわからない、または途中で行き詰まってしまうパターンです。
RPAは”ノンプログラミング”で自動化を作成できることが売り文句の1つです。
ですがこれは何も知らずに、全く何も覚えずに自動化を作成できるということとイコールではありません。
「簡単にできるそうだからお前やってみろ！」と上司に言われてセミナーに出たり独学で勉強してみたものの、思ったほど簡単でなく挫折した・・・
という話を実際に聞いたことがあります。
確かにプログラミングと比べると簡単でありますが、今のRPAはまだそこまで完成されたものではないのです。
* 失敗しないために！ ②
これも1つ目と同様に”ノンプログラミング”という甘い言葉に気を付けなくてはなりません。
ノンプログラミングでできるとは言え、知るべきことはそれなりにあり
時間またはコストをかける必要があるということを知っておいてください。
この失敗を避ける簡単な（ある意味一番難しい？）解決方法はお金をかけてプロを使うことです。
今では多くの会社がRPAの導入支援をメニューに取り入れており、会社探しに困ることはないと思います。
然るべきところにお金をかけて結果を出すことは正しい経営だと思います。
しかしここで明確にしておくことがあります。何のためにプロを使うのか、ということです。
自社の業務の整理、可視化からRPAを使った自動化の仕組みの構築まで全てをプロに任せるのか、
あるいは自社業務の整理は自分達で行い、自動化の仕組みの構築だけをプロに頼むのか、
はたまた原則、全て自分達で行うが、技術面でのサポート（テクニカルサポート）だけをプロに頼むのか、など。
どれが良い悪いということはなく、自社にとってどれが適しているのかを見極める必要があるということです。
できるだけ多くの売上をあげたい会社だと、「やはり専門的なことはプロに任せて・・」などと
できるだけ多くを任せて欲しいと言ってくるかもしれません。
ですがプロに任せるということコストも比較的多くかかり、また自社にスキルが蓄積しません。
逆に自分達で取り組む場合は、プロの払うコストはかかりませんが担当者の時間がとられます。
またプロではないため効率的に実現できない、もしくはそもそも完成しないかもしれません。
そういったことを踏まえてバランスよく投資することが重要です。
03
「よくある失敗事例3」例外対応
自動化する業務を洗い出し、頑張って自動化の仕組み構築まで漕ぎつけました。
そして運用に組み込み自動化を使い始めたのですが、しょっちゅう止まるので結局手が掛かってしまい
業務が思うように効率化できないパターンです。
これも本当によく耳にすることがあります。
原因は様々で思いもよらぬことが起きて止まってしまうこともあれば、
単純に業務パターンの洗い出しが甘い場合もあります。
他にも様々な失敗事例がありますが、よくあるよく耳にする事例を3つ挙げました。
RPA導入にチャレンジしたことがある方であれば1つくらい覚えがあるかもしれませんね。
* 失敗しないために！③
例外というのは、つまり思っていなかった想定外の事態が起きたということです。
つまりできるだけ想定外を減らせば良いわけです。
まずはRPAを導入する業務が決定した後に、その業務についてしっかり可視化をしましょう。
その業務の手順書を作成したり（すでにあれば素晴らしいです）、その業務の手順が分かるように動画を撮るのも1つの手です。
その際、どうしても正常系に目が行きがちです。
ですがここでは意識して正常系でない場合の業務も漏らさず可視化するようにしてください。
業務の内容を説明していくと、「ただしこの場合は・・・」ということがあるのではないでしょうか？
この「ただし・・・」に着目して漏らさずピックアップしてください。
それでも思ってもみなかったようなことが起きます。断言できます。
もう1つ大事なことは、この想定外の事態に備えておくことです。
まず自動化というのはうまく稼働しているときは人間が監視していないこともあり得ます。
そうなると想定外の事態が起きても気づかないため、必ず人間に通知する仕組みを作りましょう。
どのRPA製品でもありますが、一番シンプルなのがメールで通知する方法です。
製品によってはメールに画面のスクリーンショットを添付できますので、すぐに異変に気付くことができます。
また想定外の事態が起きた場合、それに気付いたとしても
すぐに原因を取り除いて自動化を再実行できるとは限りません。
そうした場合に備えてBプラン、つまり自動化の仕組みに頼らない方法を考えておきましょう。
これからRPAを導入しようという人も再度チャレンジするという人も
多くの偉大なる（？）先人の知恵を借りて、是非RPAを楽しんでください！